Software op maat iets voor ons?

Standaard software versus software op maat

In dit artikel ga ik kort in op de voor- en nadelen van standaard software en software op maat. Je kunt de voordelen van beide software-typen elkaar laten versterken.

Standaard software

In iedere organisatie wordt standaard software gebruikt. Voorbeelden zijn Office (Word, Excel), boekhoudpakketten (zoals Exact, Accountview, etc.) en email/agenda programma’s zoals Outlook. Deze losstaande software pakketten zijn prima voor de taak waarvoor ze bedoeld zijn. Standaard software is in beperkte mate aan te passen door de eindgebruikers.

+ De voordelen van standaard software zijn:

•    Relatief lage kosten, de ontwikkel kosten worden verdeeld over veel gebruikers.
•    Kant-en-klaar product. Veel testers en test-gebruikers testen eerst de software, waardoor de meeste bugs opgelost worden, voordat de eindgebruikers het product gaan gebruiken.

– Nadelen van standaard software zijn:

•    De bedrijfsprocessen moeten zich aanpassen aan de software.
•    Elk pakket voert zijn eigen specifieke taak uit. Er is geen automatische afstemming tussen de pakketten onderling.
•    Vaak veel arbeidsintensief handmatig copy/paste werkzaamheden noodzakelijk.

Software op maatsoftware op maat

Bij maatwerk software wordt een softwarepakket volledig op maat ontwikkeld voor bepaalde (unieke) bedrijfsprocessen. 
Deze software is uniek en zorgt ervoor dat het bedrijfsproces volledig wordt ondersteund. In de praktijk zie ik vaak nog veel handmatig administratief werk om gegevens uit te wisselen of synchroon te houden tussen verschillende software pakketten. Of moet er bijvoorbeeld handmatig gegevens worden overgenomen uit e-mails of andere bronnen. Door dit te automatiseren, door middel van een klein stukje maatwerk, valt er veel te winnen.

+ Voordelen van maatwerk software zijn:

•    Ontwikkeld om het (unieke deel van het) bedrijfsproces volledig te ondersteunen.
•    Kan zo groot en zo klein zijn als nodig. Alles is mogelijk.
•    De ontwikkelaar kent jullie organisatie en de unieke aspecten hieraan. Er is meer persoonlijk contact.
•    Door alle losse pakketten met elkaar te integreren wordt veel gewonnen aan efficiency.
•    Substantiële bezuiniging mogelijk op handmatig eentonig en foutgevoelig werk.
•    inklop werk kan beter worden geautomatiseerd.

– Nadelen zijn:

•    De prijs. Er is maar 1 partij die de software gebruikt, waardoor de ontwikkelaar de ontwikkeltijd volledig moet toerekenen aan deze partij.
•    In het begin kost het enige tijd en aandacht. Jullie worden ook uitgedaagd mee te denken over hoe processen beter kunnen.

Maatwerk software iets voor ons?

Ik heb kort de pro’s en con’s geschetst van standaard en maatwerk -software. Nu is het zo dat deze twee opties elkaar helemaal niet hoeven uit te sluiten. De meeste standaard pakketten hebben de mogelijkheid om gegevens uit te wisselen met andere software, of de optie om direct aangestuurd te kunnen worden vanuit andere programma’s. Hierdoor kan software op maat, losstaande software pakketten met elkaar laten samenwerken. 
Zo kan er veel bereikt worden in het efficiënter maken van jullie bedrijfsprocessen en blijven de ontwikkelkosten beperkt.
Belangrijk om mee te wegen is wat voor besparingen je uiteindelijk kunt realiseren door automatisering.

Lees hier verder over het ontwikkelen van software op maat op een manier die past binnen het budget van het MKB.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

acht − 2 =