Enkele voorbeelden van gerealiseerde projecten.

Ik ga vertrouwelijk om met klant gegevens. Daarom heb ik de voorbeelden zoveel mogelijk geanonimiseerd. Hieronder heb ik drie voorbeelden gegeven, waarbij ik kort aangeef wat de belangrijkste functies van het systeem zijn.

Voorbeeld 1. Omzet registratie met koppeling naar Exact, voor een grote vuilverwerker.

Het boekhoud pakket gaf te weinig mogelijkheden om de uitgebreide opbouw van de afname van diensten door klanten, te kunnen registreren en rapporteren. Het systeem legt vast welke klant wat afneemt uit het complete diensten aanbod. Per maand wordt geregistreerd wat de klant heeft afgenomen. Klanten krijgen iedere maand een A3 overzicht van de afgenomen diensten. De tool exporteert de totale omzet per klant per maand naar Exact. Hier biedt de tool dus een aanvulling op wat in de bestaande software pakketten niet beschikbaar is.

1. Dit is het hoofdmenu-scherm. In dit scherm is ook een dashboard opgenomen, waarop te zien is wat de status is van de omzetregistratie per klant per maand van deze vuilverwerker.

2. Dit is het omzetregistratie-scherm. Herin wordt de afname van producten en diensten per maand per klant geregistreerd.

3. Dit is het omzet-rapport voor de klant op A3-fmormaat. De resultaten worden iedere maand naar Exact geëxporteerd naar de juiste omzet rekeningen en kostenplaatsen.

Voorbeeld 2. Tijdregistratie voor industrieel bedrijf in metaal-sector. Met koppelingen naar ERP- en salaris software.

De tijdregistratie van werkzaamheden aan projecten, met doorrekening van de metaal-CAO bepalingen, was niet beschikbaar voor het gebruikte ERP systeem. Bovendien moesten medewerkers hun werkzaamheden invullen op papieren dag-werkbonnen. Er was 1 – 1,5 FTE nodig om al deze werkbriefjes door te rekenen volgens de CAO bepalingen, om ze daarna in te kloppen in het ERP-systeem. Nu voeren de medewerkers de werkzaamheden direct in en bieden ze weekbonnen zelf aan voor goedkeuring door hun leidinggevende. Door automatisering is er 1 – 2 FTE’s bespaard op doorreken- en overtype werk. Nu houden deze medewerkers zich bezig met taken die ze als zinvoller ervaren.

1. Dit is in de fabriekshal. Wanneer een medewerker begint aan een nieuwe werksoort, loopt hij naar een van de terminals.

2. Dit is het invoer-scherm op de terminal. Hierin toetst de medewerker in, wat hij gaat doen. Daarna gaat de tijd lopen die wordt besteed aan dit project, aan deze werksoort en aan deze medewerker. Overuren worden automatisch berekend a.d.h.v. de Metaal-CAO.

3. Dit is de weekbon van de medewerker. Deze weekbon kan door de leidinggevende worden goedgekeurd. Daarna worden de geregistreerde tijden geëxporteerd naar het ERP-, boekhoud en salarisverwerkingssysteem.

Voorbeeld 3. CRM systeem met uitgebreide contactnotitie filters.

Deze organisatie heeft een uitgebreide database van bedrijven en contactpersonen in heel europa om gericht acquisitie te kunnen doen en alle contactmomenten te kunnen registreren. In deze tool zitten uitgebreide filters ingebouwd. Bijv. wat heeft accountmanager x, allemaal besproken met prospects, die als geïnteresseerd staan aangemerkt, in de maand februari. Ook hier biedt de tool veel meer mogelijkheden, dan die in standaard pakketten te vinden zijn. Een goede reden om voor een maatwerk tool te kiezen, waarin de vrijheid wordt geboden om te kunnen realiseren hoe je het eigenlijk echt wil hebben. Maatsoftware kan alle Office en Windows functionaliteiten gebruiken. Dus ook aansturen van Outlook. Handig voor bijvoorbeeld het koppelen van emails aan relaties in de database, etc.

1. Dit is het menu scherm, van waaruit alle schermen en instellingen kunnen worden opgeroepen.

2. Dit is het filterscherm. Des te meer voorwaarden aan de linker kant worden opgegeven, des te minder bedrijven in de lijst voldoen aan de filtervoorwaarden. Rechts staan de gegevens van het geselecteerde bedrijf.

3. De geselecteerde relaties kunnen worden weergegeven in een Google-map weergave. De gele punten geven ‘suspects’ aan, de rode punten geven ‘prospects’ aan en de groene punten geven bestaande klanten aan. Bij het aanklikken op het kaartje van een punt wordt de informatie kaart van deze relatie weergegeven. Dit is helemaal customizable. Een ideale tool voor accountmanagers.

Database ontwerp en advies – Maat software tools